Im E-Commerce entscheidet nicht nur der Preis über den Erfolg, sondern zunehmend auch das Kundenerlebnis und die Zuverlässigkeit. Besonders beim Versand hochpreisiger Artikel stehen Händler vor einer doppelten Herausforderung: Sie müssen dem Käufer ein Gefühl von Sicherheit und exzellentem Service vermitteln und sich gleichzeitig vor Transportschäden und Betrugsversuchen schützen. Der Onlinehändler Dealbird.de zeigt, wie er diesen Spagat meistert, indem er den Warenausgang mit einer lückenlosen Fotodokumentation per ezBarcode transparent und sicher gestaltet.
Unser Kunde, Dealbird.de, ist im Versand von teilweise sehr hochpreisigen Sendungen mit Warenwerten von über 2.000 Euro tätig. Bei solchen Summen reicht ein Standard-Versandprozess nicht mehr aus. Ein Kunde, der einen derart hohen Betrag investiert, hat ein extrem hohes Informationsbedürfnis und erwartet eine enge, proaktive Kommunikation.
Gleichzeitig steigt für den Händler das finanzielle Risiko. Es ergeben sich mehrere kritische Fragestellungen:
Transportschäden: Wie kann zweifelsfrei nachgewiesen werden, dass ein hochwertiger Artikel das Lager in einwandfreiem Zustand und sicher verpackt verlassen hat?
Betrugsversuche: Wie schützt man sich vor seltenen, aber kostspieligen Fällen, in denen ein Kunde fälschlicherweise behauptet, die Ware sei bereits beschädigt angekommen?
Kundenerlebnis: Wie kann man dem Kunden das Gefühl geben, dass seine wertvolle Bestellung mit größter Sorgfalt behandelt wird?
Qualitätssicherung: Wie stellt man sicher, dass die Lagermitarbeiter bei kritischen Sendungen konsequent die höchsten Verpackungsstandards einhalten?
Ohne einen dokumentierten Prozess sind Diskussionen mit Kunden oder Versanddienstleistern oft langwierig und der Ausgang ungewiss.
Dealbird.de entschied sich, den Pick-&-Pack-Prozess für wertvolle Sendungen nicht nur zu standardisieren, sondern ihn für den Kunden sichtbar zu machen. Mit einem intelligenten, automatisierten Workflow, der auf das Warenwirtschaftssystem PlentyOne und die ezBarcode-App setzt, wurde eine lückenlose Dokumentationskette geschaffen.
Der neue Workflow im Warenausgang ist bestechend einfach und wirkungsvoll:
Automatischer Trigger im System: Das Warenwirtschaftssystem PlentyOne erkennt automatisch, ob der Warenwert einer Bestellung über 500 Euro liegt. Ist dies der Fall, wird nicht nur der versicherte Versand ausgewählt, sondern auch ein spezieller Dokumentationsprozess angestoßen.
Aufforderung im Pick-Pack-Prozess: Der Lagermitarbeiter erhält direkt im System die Anweisung, den Zustand des Artikels sowie den Verpackungsprozess mit der ezBarcode-App fotografisch zu dokumentieren.
Mobile Erfassung per App: Der Mitarbeiter öffnet die ezBarcode-App und gibt die Auftragsnummer als Referenz ein (anstelle eines Barcode-Scans). Anschließend kann er den Prozess detailliert festhalten. In der Regel werden fünf Fotos erstellt, die den Artikel, das Verpackungsmaterial und den geschlossenen Karton zeigen.
Automatisierte Kundenkommunikation: Sobald die Fotos gespeichert sind, wird über einen Webhook und die Automatisierungsplattform n8n ein automatischer Prozess ausgelöst:
Die Bilder werden zu einem professionellen PDF-Dokument zusammengefasst.
Dieses PDF wird automatisiert per E-Mail an den Kunden versendet, noch bevor die Sendung das Lager verlässt.
Gleichzeitig wird der Versand dieser E-Mail im PlentyOne-System vermerkt, sodass der gesamte Vorgang auch intern nachvollziehbar ist.
Die Einführung dieses Prozesses führte zu durchweg positiven Ergebnissen, die weit über die reine Schadensprävention hinausgehen.
Die Vorteile für Dealbird.de und seine Kunden sind immens:
Revolutioniertes Kundenerlebnis: Kunden erhalten proaktiv einen visuellen Beweis für die sorgfältige Behandlung ihrer teuren Bestellung. Dies schafft enormes Vertrauen und übertrifft die Erwartungen.
Effektive Betrugsprävention: Potenzielle Betrugsversuche werden im Keim erstickt, da ein unbestreitbarer Beweis für den Zustand der Ware vor dem Versand vorliegt.
Lückenlose Dokumentation bei Transportschäden: Im Falle eines Schadens durch den Versanddienstleister verfügt Dealbird.de über eine nahtlose Dokumentation, was die Klärung erheblich vereinfacht und beschleunigt.
Qualitätssicherung im Lager: Der Prozess dient als ständige Erinnerung und Motivation für die Mitarbeiter, bei hochwertigen Artikeln besondere Sorgfalt walten zu lassen.
Rechtssicherheit und Effizienz: Jeder kritische Versand ist sauber und nachvollziehbar dokumentiert. Das spart im Reklamationsfall Zeit, Geld und Nerven.
Diese Fallstudie von Dealbird.de zeigt eindrucksvoll, wie ezBarcode einen kritischen Warenausgangsprozess in einen transparenten, kundenorientierten und rechtssicheren Workflow verwandelt, der am Ende nicht nur Kosten spart, sondern vor allem die Kundenbindung stärkt.