In der dynamischen Welt der Kurzzeitvermietung, insbesondere bei Anbietern wie Airbnb, sind Effizienz, Transparenz und ein herausragendes Gästeerlebnis die entscheidenden Währungen für den Erfolg. Vermieter, die eine große Anzahl von Objekten – teilweise bis zu 260 Einheiten bundes- und europaweit – betreuen, stehen vor komplexen Herausforderungen: die Sicherstellung und Dokumentation von Sauberkeit und Zustand der Immobilien, die effiziente Steuerung des Reinigungspersonals und die flexible Reaktion auf Gästewünsche, wie einen früheren Check-in. Eine innovative Lösung auf Basis von ezBarcode zeigt, wie diese Hürden nicht nur gemeistert, sondern in einen handfesten Wettbewerbsvorteil verwandelt werden können.
Für Vermieter von Ferienwohnungen ist der Moment zwischen dem Check-out eines Gastes und dem Check-in des Nächsten ein kritisches Zeitfenster. In dieser Phase müssen mehrere Aufgaben perfekt ineinandergreifen, was bei einem großen Portfolio schnell zu operativem Chaos führen kann. Die zentralen Probleme lassen sich wie folgt zusammenfassen:
Wie kann zweifelsfrei nachgewiesen werden, in welchem Zustand die Immobilie übergeben wurde und dass die Reinigung nach höchsten Standards erfolgte? Dies ist entscheidend für die Abwehr ungerechtfertigter Reklamationen oder die Geltendmachung von Schadensersatz.
Werden Beschädigungen vom Reinigungspersonal entdeckt, muss dieser Prozess schnell und unkompliziert an das Facility Management gemeldet werden, um Verzögerungen für den nächsten Gast zu vermeiden.
Gäste wünschen sich oft mehr Flexibilität und möchten früher einchecken. Ohne Echtzeit-Informationen über den Reinigungsstatus gehen Vermieter jedoch ein Risiko ein. Sie möchten verhindern, dass Gäste auf das Reinigungspersonal treffen oder eine unvorbereitete Wohnung betreten und lehnen daher frühere Check-ins oft pauschal ab – ein Nachteil im Service.
Wie kann die tatsächlich für die Reinigung aufgewendete Zeit erfasst und überprüft werden, um die Effizienz zu steigern und die Abrechnung zu kontrollieren?
Wie stellt man sicher, dass die Dokumentation tatsächlich vor Ort und zum richtigen Zeitpunkt erfolgt?
Gemeinsam mit den Vermietern wurde ein ebenso einfacher wie wirkungsvoller Prozess entwickelt, der auf der ezBarcode-App und strategisch platzierten QR-Codes basiert. Dieser digitale Workflow sorgt für lückenlose Transparenz und optimiert die Abläufe signifikant.
Der neue Prozess gestaltet sich wie folgt:
QR-Code als Fixpunkt: In jeder Wohneinheit wird im Eingangsbereich ein eindeutiger QR-Code angebracht.
Digitaler Start- und Endpunkt: Das Reinigungspersonal scannt diesen QR-Code mit der ezBarcode-App bei Betreten und Verlassen der Wohnung. Dadurch wird der exakte Reinigungszeitraum präzise erfasst.
Standortverifizierung: Bei jedem Scan werden automatisch die Geo-Koordinaten erfasst. Dies verhindert einen Missbrauch, da sichergestellt ist, dass der Scan tatsächlich in der jeweiligen Immobilie stattgefunden hat.
Geführte Fotodokumentation: Nach Abschluss der Reinigung wird das Personal durch einen in der App hinterlegten Fragebogen geleitet. Dieser fordert gezielt dazu auf, Fotos von bestimmten, vordefinierten Objekten und Bereichen der Wohnung zu machen (z.B. Küche, Bad, empfindliche Oberflächen). So wird der einwandfreie Zustand systematisch dokumentiert.
Nahtlose Schadensmeldung: Werden während der Reinigung oder der Abschlusskontrolle Beschädigungen festgestellt, können diese ebenfalls über die App erfasst und fotografiert werden. Die Information wird umgehend und automatisiert an den zuständigen Facility Manager weitergeleitet.
Echtzeit-Information für den Vermieter: Sobald das Personal den finalen Scan beim Verlassen durchführt und den Fragebogen abschließt, ist die Wohnung im System als „bezugsbereit“ markiert. Der Zeitpunkt wird öffentlich einsehbar gemacht, sodass der Vermieter sofort und mit Sicherheit weiß, dass die Immobilie für die nächsten Gäste bereit ist.
Die Implementierung dieses digitalen Prozesses führte zu messbaren Verbesserungen auf allen Ebenen und schafft eine Win-Win-Situation für Vermieter, Personal und Gäste.
Die Vorteile im Überblick:
Verbessertes Gästeerlebnis: Vermieter können Anfragen nach einem früheren Check-in nun flexibel und sicher beantworten. Ein kurzer Blick ins System genügt, um dem Gast eine verbindliche Zusage zu geben, was den Servicelevel und die Kundenzufriedenheit erheblich steigert.
Lückenlose Beweiskette: Die Fotodokumentation des Wohnungszustands vor jedem Check-in bietet eine rechtssichere Grundlage bei ungerechtfertigten Reklamationen oder Schadensfällen.
Effiziente Qualitätssicherung: Durch die Zeiterfassung lässt sich die Reinigungsleistung objektiv kontrollieren und optimieren. Der geführte Fragebogen stellt sicher, dass keine wichtigen Details übersehen werden.
Beschleunigtes Instandhaltungsmanagement: Schäden werden sofort und ohne Umwege an die richtige Stelle gemeldet, was schnellere Reparaturen ermöglicht und die Ausfallzeiten minimiert.
Betrugsprävention: Die Kombination aus QR-Code-Scan und Geo-Daten-Erfassung stellt die Authentizität der Dokumentation sicher und verhindert Manipulationen.
Skalierbarkeit und Professionalisierung: Der standardisierte und digitalisierte Prozess ist ein entscheidender Faktor, um ein Portfolio von hunderten von Wohnungen professionell und effizient zu verwalten und weiter zu wachsen.
Diese Fallstudie aus dem Immobilienbereich belegt eindrucksvoll, wie die ezBarcode-Lösung einen komplexen operativen Prozess in einen transparenten, effizienten und serviceorientierten Workflow verwandelt, der nicht nur die internen Abläufe optimiert, sondern vor allem das Vertrauen und die Zufriedenheit der Gäste nachhaltig stärkt.